KONFERENZANWENDUNGEN (Skype for Business, BigBlueButton, MS Teams)

• PDF-Steckbrief BigBlueButton: Das Wichtigste auf einen Blick
• PDF-Skript/Präsentation: Einführung BigBlueButton in Seminar und Konferenz
  
• Video-Anleitung: Externes Video in BigBlueButton-Konferenz einfügen (Panopto, Youtube, Vimeo etc.)
• PDF-Anleitung: Einrichten von BigBlueButton im JGU-LMS | Einrichten von und Teilnehmen an BBB-in-LMS
  
• Technische Hinweise zu BigBlueButton des ZDV
• Video-Anleitungen zu BigBlueButton (via BigBlueButton; Englisch)
• Für teilnehmende Studierende: Anleitung zum Einloggen etc. via "Digital Studieren"-LMS-Kurs (LMS-Login erforderlich)
  
• Für Konferenz-Teilnehmende und Referierende: Anleitung zum Einloggen, Präsentieren etc. über die alleinstehende BBB-Anwendung

Sehr gut geeignet ist BigBlueButton für Besprechungen mit niedrigschwelligem Zugang, z.B. mit Externen, und für das Durchführen von Kleingruppendiskussionen.

Es kann als alleinstehendes Tool im Browser (https://bbb.rlp.net) verwendet, in einen JGU-LMS-Kurs (https://lms.uni-mainz.de) oder in ein JGU-Mattermost-Projekt integriert werden (https://mattermost.gitlab.rlp.net/).

Video- und Audiokonferenzen können für kurze Inputs, Beratungsgespräche oder Besprechungen genutzt werden. Dazu stehen u.a. Funktionen zur Präsentation des Bildschirms, eines Whiteboards, verschiedene Abstimmungen, zum Austausch von Dateien und zur Aufzeichnung der Übertragung zur Verfügung (per Link teilbar). Für die synchrone Arbeit in Kleingruppen können sogenannte Breakoutrooms angelegt werden.

Seit Mai gibt es die Telefoneinwahl und viele neue Features bei BigBlueButton!

Seit dem 10. Mai gibt es viele neue Features mit der BigBlueButton Version 2.3

Eine ausführliche Übersicht zu den neuen Features haben wir Ihnen zusammengstellt.

Die Open-Source-Software BigBlueButton (BBB) wird zum einen vom ursprünglichen Entwicklungsteam, zum anderen von dezentralen Akteuren schnell und beständig weiterentwickelt. Auch rheinlandpfälzische Teams sind daran beteiligt und stellen ihre Lösungen der Community zur Verfügung. Hiermit wird viel Arbeit dezentral geleistet. Zudem müssen alle Optionen intensiv auf ihre Sicherheit und Nutzbarkeit geprüft werden, bevor sie in das landesweite Videokonferenztool implementiert werden können.

Was kann BigBlueButton in welchem Veranstaltungsszenario?

Hier finden Sie erfolgreich getestete Maximalzahlen. Da die Qualität von verschiedenen Faktoren abhängt, nicht nur von der Menge der Personen, handelt es sich hier um vorsichtige Angaben. Zur Umsetzung s. Anleitung "Einführung BigBlueButton in Seminar und Konferenz". Sie können die alleinstehende Version von BBB nutzen oder BBB in das Lernmangementsystem JGU-LMS einbinden (Einrichten von BigBlueButton im JGU-LMS). Weitere Anleitungen finden Sie am Beginn des Abschnitts.

Vorlesungen und größere Konferenzen bis zu 300 Teilnehmenden

300 Teilnehmende (1 Video, 1 geteilter Bildschirm und Präsentation möglich)

• Teilnehmendenrechte zusätzlich wie folgt beschränken: geteilte Notizen, den öffentlichen und private Chats sperren

200 Teilnehmende (3 Videos, 1 geteilter Bildschirm und Präsentation möglich)

• Teilnehmendenrechte zusätzlich wie folgt beschränken: private Chats sperren

Bis zu 100 Teilnehmende (6 Videos, 1 geteilter Bildschirm und Präsentation möglich)

• keine Einschränkung der Teilnehmendenrechte erforderlich

Seminare und Arbeitsgruppen bis zu 50 Teilnehmenden

Bis zu 50 Teilnehmende (12 Videos, 1 geteilter Bildschirm und Präsentation möglich)

• Teilnehmendenrechte zusätzlich wie folgt beschränken: »Nur Moderatoren sehen Webcams« sperren

Bis zu 20 Teilnehmende (20 Videos, 1 geteilter Bildschirm und Präsentation möglich)

• keine Einschränkung der Teilnehmendenrechte erforderlich. Alle Teilnehmenden können Moderatorenrechte besitzen

Wie erkenne ich Überlast?

• Stockende Videos bei mehreren Personen
• Moderierende Person kann Mikrofon nicht öffnen
• Teilnehmende werden vom System aus der Konferenz entfernt (Links am Rand ist die Teilnehmendenliste. Am Personen-Icon ist unten rechts bei entfernten Personen ein Loch, wo sonst ein kleines Mikrofon oder ein Kopfhörer zu sehen sind. Das Loch bedeutet, dass die Personen nichts mehr hören.)
• Chatnachrichten, auch im öffentlichen Chat, werden nicht innerhalb kurzer Zeit zugestellt

Erste Hilfe bei Überlastsymptomen

• Videos ausschalten
• Teilnehmendenrechte rigoros beschränken (Neben „Teilnehmer“ sehen Moderierende ein Zahnrad. Dort können die Rechte geändert werden: Webcams, Audio, Chat, Notizen können deaktiviert werden, um die Zugriffslast zu verringern)
• Teilnehmende mit dem Icon-Loch entfernen
• Einen zweiten oder Ersatzraum starten, z.B. auch auf einem zweiten Rechner/Laptop, so dass die Vorlesung in zwei Konferenzräumen fortgesetzt werden kann

Vorbereitung / Nacharbeit

• Vortrag mit Präsentation aufzeichnen und asynchron als Video in Panopto zur Verfügung stellen
• Kleinere Diskussionsrunden statt einer synchronen Großvorlesung
• bei mehr als 120 und bis 200 Teilnehmenden: Einsatz von MS Teams (s.u.)
• bei mehr als 200 Teilnehmenden: Einsatz von Panopto-Webcast als Stream (Videoanleitung)

F: Wie erhalten die Teilnehmenden Zugang zum BBB-Raum?
A: Als initiierende Person ("Initiator") der BBB-Konferenz können Sie entweder im LMS oder in der freistehenden Version einen Raum hinzufügen. Für diesen Raum erhalten Sie eine spezielle URL, die Sie an die Teilnehmenden versenden können. Die genau Anleitung "Für Konferenz-Teilnehmende und Referierende" können Sie gern als Hilfestellung an Veranstaltungsteilnehmende weitergeben.

F: Ich bin der Konferenz aus versehen mit ‘Nur Zuhören’ beigetreten. Kann ich innerhalb der Konferenz noch wechseln?
A: Ja. Ein Klick auf das blaue Kopfhörersymbol unterhalb der Präsentation (Audio beenden) sowie ein erneuter Klick auf das anschließend erscheinende Symbol ermöglicht Ihnen eine erneute Wahl.

F: Ich höre nichts mehr.
A: Dies geschieht z.Bsp. nach dem Verstellen der Sprache oder Datenvolumeneinsparungen. Klicken Sie unten mittig auf das Icon mit dem durchgestrichenen Telefonhörer. Nach dem Echotest sind Sie wieder vollständig in der Konferenz.

F: Gibt es auf BBB die Möglichkeit, komplett anonyme Abstimmungen zu generieren?
A: Nein. Aktuell gibt es keine Möglichkeit, anonyme Abstimmungen in BBB durchzuführen. Der Person die eine Umfrage initiiert hat, werden die Einzelstimmen namentlich angezeigt. Bei einer Veröffentlichung der Ergebnisse im Kursraum wird lediglich die Stimmenverteilung (in Prozent) angezeigt.

F: Wie kann ich Teilgruppen z.B. für eine Diskussion  erstellen? Was ist zu beachten?
A: Sie können Breakouträume für Diskussionen von Teilgruppen einsetzen. Aktuell sind bis 8 Breakouträume möglich; die Räume sind von 1 bis 8 nummeriert. Es gibt 3 Möglichkeiten, Teilgruppen in Räume zu verteilen: (a) automatisiertes, zufälliges Verteilen aller Personen mit Teilnehmerstatus auf die Räume (rundes Icon in der Teilnehmerliste); (b) Moderator*in verteilt die Teilnehmenden per Drag-and-Drop auf die einzelnen Räume; (c) die Teilnehmenden wählen den Raum selbst aus. Über diese Variante können auch Personen, die in die Räume "nachgemeldet" werden müssen, (erneut) beitreten.

In den Breakouträumen verfügen alle Personen über Moderationsrechte. Die Präsentationsfolie der hochgeladenen Präsentation im Hauptraum ist in den Breakouträumen sichtbar. Die Teilnehmenden können durch die Moderationsrechte eigene Präsentationen hochladen oder den Bildschirm oder ein externes Video teilen, ein Whiteboard starten etc.

Die Räume werden nicht aufgezeichnet, auch wenn der Hauptraum aufgezeichnet wird..

F: Was ist bei Aufnahmen zu beachten?
A: Datenschutz und Urheberrecht (auch bezüglich der eingesetzten Materialien) sind bei Aufnahmen besonders wichtig. In den Raumeinstellungen im Startraum muss die Person, die den Raum einrichtet, die Aufnahme ermöglichen. Alle Teilnehmenden müssen der Möglichkeit einer Aufnahme per Klick vor Betreten des Raums zustimmen.

Der Zugriff im Anschluss kann auf zwei Arten erfolgen - davon hängt auch ab, was aufgezeichnet wird: Entweder per Link (a) oder per Download (b). Nur moderierende Personen können während einer Konferenz Aufnahmen starten und pausieren. Es werden immer die folgenden Bereiche aufgezeichnet: Audio und Video der Teilnehmenden (ohne Namen im Bild), Präsentationen und geteilte Bildschirme und geteilte Notizen. Externe Videos und die Liste mit Teilnehmenden sind in einer Aufnahme nicht enthalten. Breakout-Räume werden nicht aufgezeichnet.

(a) Im Anschluss wird im BBB-Raum des "Initiators" ein Link zur Verfügung gestellt. Jede Person, die diesen Link hat, kann auf das Video direkt zugreifen. Hier ist auch der "Öffentliche Chat" enthalten.
(b) Außerdem kann das Video heruntergeladen und z.B. per Panopto (https://video.uni-mainz.de) mit den entsprechenden Sicherheitseinstellungen zur Verfügung gestellt werden. Hier ist der "Öffentliche Chat" nicht enthalten.

Nach Beendigung der Konferenz benötigt BBB in etwa die gleiche bis doppelte Zeit der Aufnahmezeit, um die Aufnahme aufzuarbeiten. (Aufnahme: 10 Minuten Input; bis etwa 20 Minuten Verarbeitungsdauer

F: Was sind die Empfehlungen für die verschiedenen Geräte und Internetbrowser?
A: Um alle Funktionen von BBB nutzen zu können, sollten Sie auf Rechnern und Laptops mit Mac, Windows oder Linux für BBB nach Möglichkeit die Browser ‘Firefox’ oder ‘Chrome’ nutzen. Wenn Sie ein IPad oder IPhone nutzen, empfehlen wir 'Safari'.

F: Wie kann ich Panopto-Videos in einem BigBlueButton-Raum zeigen?
A: Sie können die Videos über die Funktion "Externes Video teilen" (kleine "Plus"-Schaltfläche unten links im Präsentationsfenster) in einen BigBlueButton-Raum einbinden. Wichtig ist, dass Sie dafür den Podcast-Link zum jeweiligen Panopto-Video nutzen. Sie finden diesen Link in Panopto unter Einstellungen/Ausgaben -> Typ: Podcast. Details finden Sie in der PDF-Anleitung: Externes Video in BigBlueButton einfügen.

• PDF-Steckbrief zu MS Teams: Das Wichtigste auf einen Blick
• Technische Hinweise zu MS Teams des ZDV
• Video-Anleitung MS Teams (Prof. Dr. Erdweg vom Institut für Informatik)
• Grundlagen von MS Teams (via Microsoft)

Sehr gut geeignet ist Microsoft Teams vor allem für wiederholtes Arbeiten in der gleichen Projektumgebung, in der verschiedene Microsoft-Office-Anwendungen eingesetzt werden.

Es kann als App installiert oder im Browser benutzt werden. Der Login geschieht mit dem JGU-Account oder per Link. MS Teams ist grundsätzlich für alle Mitglieder der JGU nutzbar.

MS Teams ist eine Plattform für kollaboratives Arbeiten. Video- und Audiokonferenzen können für kurze Inputs, Beratungsgespräche oder Besprechungen genutzt werden. Dazu stehen u.a. Funktionen zur Präsentation des Bildschirms, eines OneNote-Whiteboards. Neben den Funktionalitäten zu Kommunikation hilft Ihnen MS Teams bei der Strukturierung Ihrer Lehrveranstaltung. Sie können bspw. Ihre Teilnehmenden in Gruppen einteilen oder digitale Dokumente zur Verfügung stellen und verwalten.

Es können bis zu 300 Personen an einer MS Teams-Videokonferenz teilnehmen, bei einem Live-Event bis 10.000 Nutzende. Mit einer Einschränkung: Rückmeldungen sind nur per Chat möglich!

F: Ich habe viele Studierende und möchte nicht jeden einzeln in das Team eintragen. Welche anderen Möglichkeiten habe ich?
A: Außer Eintragung der einzelnen E-Mail-Adressen der Studiereden in Teams können Sie:

- Einen im Outlook erstellten Verteiler hinzufügen
- Einen Link zum Team den Studierenden zur Verfügung stellen. Dafür klicken Sie im erstellten Team auf die drei Punkte (…) neben dem Teamnamen und wählen Sie in dem aufgeklappten Menü „Link zum Team erhalten“ – den Link können Sie kopieren und den Studierenden zukommen lassen. Über einen Link können Sie auch in die einzelnen Kanäle im Team einladen.
- Einen Code für das Team zur Verfügung stellen – dafür klicken Sie wieder auf „,…“ neben dem Teamnamen, dann auf „Team verwalten“ dann in der oben geöffneten Leiste auf „Einstellungen“ und dann in dem Menü, das sich öffnet auf „Teamcode“ – den können Sie erstellen, kopieren und den Studierenden zukommen lassen. Gäste (Personen außerhalb der Organisation) können sich über den Code nicht einwählen.

Bei den zwei letzten Möglichkeiten müssen sich Studierende selbst zum Team begeben, sie bekommen keine zusätzliche Aufforderung. Es ist aber eine bequeme Methode, eine große Gruppe in ein Team zu bekommen.

F: Kann man in MS Teams Breakout Rooms einrichten?
A: Dafür muß man mit dem Tool kreativ umgehen. Um die Breakout Rooms einzurichten, können Sie, während der Besprechung, Ihr Besprechungsfenster minimieren (auf „Teams“ in der linken Navigationsleiste klicken) und in demselben Kanal eine neue Besprechung (mit einem neuen Titel, z.B. Gruppe 1) starten. Dann können die TN, in demselben Kanal zu der anderen Besprechung / zu der anderen Gruppe wechseln. Dafür sollen sie Mitglieder in Ihrem Team sein, um sich in dem Kanal bewegen und auf die Dateien zugreifen zu können.
Alle Gruppen, die Sie so einrichten, werden als dicke Lila-Balken in dem Kanal und in der linken oberen Ecke sichtbar:

F: Kann man Personen, die nicht mit Teams arbeiten zu einer Besprechung in Teams einladen?
A: Ja, es ist möglich. Starten Sie in dem Kanal eine Besprechung. Klicken Sie rechts (in der Anzeige der TN) das Symbol mit den zwei Kettengliedern neben der Einladungsschaltfläche an, Sie bekommen dann die Info "In Zwischenablage kopiert", das Kopierte fügen Sie in eine Mail an die TN ein. Die Empfänger können dann dann direkt darauf klicken, Sie müssen sie dann noch zulassen. Diese Personen können dann an einer Teams-Besprechung teilnehmen, ohne dass Sie Mitglieder des Teams sind.

F: Können Gäste (Externe) an einer, über Outlook geplanten, Besprechung teilnehmen?
A: Ja, Externe können über den, in der Einladung versendeten Link an einer Besprechung in MS Teams teilnehmen. Zu beachten ist allerdings, dass über Outlook geplante Besprechungen nicht innerhalb eines bestimmten Teams stattfinden. Chatnachrichten oder Besprechungsnotizen werden daher in der übergeordneten Chat-Funktion (linke Spalte) abgespeichert.

F: Können Teammitglieder auch selbstständig ein Team verlassen?
A: Grundsätzlich ist dies problemlos möglich. Die Option des Austritts wird unter den weiteren Optionen (neben des Team-Namens "...") aufgeführt.
Die einzige Ausnahme findet sich beim Teamtyp "Kurs". Hier können Mitglieder nur durch die Besitzer aus dem Team genommen werden.

F: Was ist bei Aufnahmen der Präsentation zu beachten?
A: Datenschutz und Urheberrecht (auch bezüglich der eingesetzten Materialien) sind bei Aufnahmen besonders wichtig.

Moderator*innen können Aufnahmen starten und pausieren. Im Anschluss wird eine Videodatei auf dem Videoserver Microsoft Stream erstellt und nach Fertigstellung per E-Mail mit dem Link zur Videodatei auf dem Stream Server versandt.

Aufgezeichnete Videokonferenzen aus MS Teams werden in Sharepoint gespeichert. Eine Anleitung zum Speichern und Freigeben als Download finden Sie hier [Link]. Wenn Sie Aufzeichnungen nur zur Ansicht aber nicht zum Download bereitstellen wollen, können Sie diese auf video.uni-mainz.de ablegen - etwa in einen mit dem jeweiligen LMS-Kurs verknüpften Ordner.

F: Was sind die Empfehlungen für die verschiedenen Geräte und Internetbrowser?
A: Einige Browser, wie 'Edge', 'Safari' und 'Firefox', unterstützen die Microsoft Teams Web-App, unterstützen jedoch nicht einige der Funktionen für Anrufe und Besprechungen von Teams. So kann es dazu kommen, dass die Funktion "Steuerung anfordern" bei der Bildschirmfreigabe nicht zugänglich ist. In 'Chrome' funktioniert es erfahrungsgemäß problemlos. Verschiedene Betriebssysteme machen keinen Unterschied.

• PDF-Steckbrief Skype for Business: Das Wichtigste auf einen Blick
• PDF-Anleitung zum Einsatz in der Lehre: Virtueller Seminarraum mit Skype for Business
• Technische Hinweise zu Skype for Business des ZDV
• Video-Anleitungen zu Skype for Business (via Microsoft; Englisch)

Sehr gut geeignet ist Skype for Business für Veranstaltungen mit JGU-Authentifizierung und wenn sich Teilnehmende per Telefon einwählen.

Es kann als App installiert oder im Browser benutzt werden. Der Login geschieht mit dem JGU-Account, per Link oder Telefonnumer.

Video- und Audiokonferenzen können für kurze Inputs, Beratungsgespräche oder Besprechungen genutzt werden. Dazu stehen u.a. Funktionen zur Präsentation des Bildschirms, eines Whiteboards, zum Austausch von Dateien und zur Aufzeichnung der Übertragung zur Verfügung. Eine Integration in MS Outlook ermöglicht die einfache Erstellung von und Einladung zu Skype-for-Business-Konferenzen ebenso wie das Einbinden in den Kalender.

Es ist technisch möglich, bis zu 400 Personen in einer Skype-for-Business-Konferenzschaltung zusammenzubringen.

Die Universitätsmedizin (Fachbereich 04) verfügt aktuell über keine Skype for Business-Lizenz. Lehrende der Universitätsmedizin können MS Teams (s.u.) nutzen, um Studierende zu einer Video- oder Audiokonferenz einzuladen.
Studierende der Universitätsmedizin sind wie alle Studierenden der JGU für Skype for Business freigeschaltet.

F: Wie erhalten die Teilnehmenden Zugang zum SfB-Raum?
A: Der "Initiator" der SfB-Konferenz fügt entweder Outlook oder in der freistehenden App eine Besprechung hinzu. Sie können Besprechungseinstellungen vornehmen, einschließlich eines Zugangscodes, der Berechtigung der Teilnehmenden etc..

F: Wie erstelle ich eine Teamanrufgruppe?
A: Richten Sie eine Teamanrufgruppe ein, landen an Sie gerichtete Anrufe nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei Ihrer Teamanrufgruppe. Alle Mitglieder der Teamanrufgruppe können den Anruf also entgegennehmen. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Sie alle im gleichen Bereich arbeiten und mögliche Anfragen bearbeiten können. Um eine Teamanrufgruppe zu erstellen, müssen sie die gewünschten Mitglieder gegenseitig in die Kontaktlisten bei Skype for Business hinzufügen. Eine Kurzdokumentation finden Sie hier.

F: Was ist bei Aufnahmen der Präsentation zu beachten?
A: Datenschutz und Urheberrecht (auch bezüglich der eingesetzten Materialien) sind bei Aufnahmen besonders wichtig.

Moderator*innen können Aufnahmen starten und pausieren. Die Aufnahmen werden lokal auf dem Computer zur Verfügung gestellt, auf dem sie gestartet wurden. Sie können im Anschuss bspw. über das JGU-Videoportal zur Verfügung gestellt werden.

F: Was sind die Empfehlungen für die verschiedenen Geräte und Internetbrowser?
A: Um alle Funktionen von SfB nutzen zu können, müssen Windows-Rechner am besten mit Firefox, Chrome oder Edge genutzt werden. Für Audio- und Videokonferenzen sind auch alle Apple-Produkte nutzbar. Unter Linux kann der Chat genutzt werden.

Weitere wichtige Fragestellungen finden Sie auf den ZDV-Seiten.